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Google Suite: productividad, seguridad y ahorro

Son muchos los factores que han provocado que más de 5 millones de empresas se pasen a G.Suite. La productividad, la reducción de costos y sobretodo, la seguridad y confiabilidad son los factores más sobresalientes.

La nube de Google está probada y ha sido diseñada para proteger los datos de sus usuarios y ofrecer niveles de confiabilidad que resultarían casi imposibles de alcanzar por una empresa. Incluso las tecnologías “on-premise” (instaladas en servidores dentro de las organizaciones), las llamadas “nubes privadas” y las tecnologías “híbridas” tienen un gran desafío que enfrentar cuando se trata de ofrecer la protección de los datos y la confiabilidad que proporciona G Suite.

Estas son algunas de las razones por las cuales tu empresa debe de cambiar a G Suite:

  • Acceso seguro desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y a cualquier hora.
    Sin importar la hora o la parte del mundo en la que te encuentres puedes acceder a G Suite usando un ordenador, tablet o smartphone con acceso a internet.
  • Comparte y colabora en documentos en tiempo real aunque estés alejado de tu equipo de trabajo. Con G Suite incrementas la eficiencia de tus usuarios y aumentas la productividad ya que permite una verdadera colaboración en tiempo real desde cualquier lugar, a cualquier hora y con cualquier dispositivo que cuente con un navegador moderno.
  • Ahorro de tiempo:  G Suite te ayuda a ahorrar tiempo simplificando tus tareas diarias y evitando el trabajo de estar manteniendo tu infraestructura tanto de hardware como software. Tu solo tienes que preocuparte por lo que beneficia a tu negocio.
  • Fácil de usar: No necesitas la formación de un experto para aprender a usar G Suite. Es simple e intuitivo. Muchos de tus usuarios ya usan estas aplicaciones en casa por lo cual el cambio de plataforma para tu empresa es más sencillo.
  • Acelera la creatividad e innovación. G Suite proporciona herramientas intuitivas y fáciles de usar que permiten al usuario centrarse en la creación e intercambio de nuevas ideas.
  • Almacenamiento central de los datos: Los documentos están disponibles desde tu cuenta de G Suite. Esto elimina el costo de licencias de software, o el costoso mantenimiento de servidores internos, la obligación de tener que realizar periódicamente copias de seguridad, y la incerteza de qué pasará con tus documentos en caso de que el disco duro de tu PC falle.
  • Una arquitectura cloud pura y probada. La infraestructura de servidores en los datacenters de Google esta específicamente diseñada y desarrollada para sus aplicaciones y no incluye hardware innecesario o código de software como puertos perifericos o drivers de dispositivos. Esto reduce el número de las potenciales vulnerabilidades que habría que tener en cuenta.
  • Tu seguridad primero: Deja la seguridad de tu empresa en manos de los expertos, Google cuenta con un equipo enfocado y dedicado a la seguridad de la información compuesto por más de 250 personas con una experiencia y conocimiento que no se encuentra a menudo en otras empresas, también cuenta con certificaciones como SAS70 Tipo II y FISMA (Federal Information Security Management Act) que indica que los Servicios Generales de Administración de Estados Unidos han revisado y certificado los procesos de seguridad y documentación. La información es accedida a través de conexiones seguras y almacenadas de forma redundante y fragmentada gracias al sistema de archivos diseñado por Google (GFS o Google File System). Gmail usa SSL para conexiones de email y tiene el mejor filtro anti-Spam y antivirus de los servicios basados en la Nube.
  • Excelente precio. Desde 4€ por usuario y mes (más IVA). La opción más básica orreo electrónico, calendarios corporativos, chat, audio conferencia, video conferencia, procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, creación de formularios, sitios web y/o intranets, grupos, video y soporte vía Web, por lo que las compañías observan una reducción en los costos de soporte de Tecnologías de la Información.

Pruébalo gratis aquí:  http://goo.gl/EB1ji4

G Suite (Google App for Works) VS Microsoft Office 365 – ¿Cuál Elijo?

Office 365 y G Suite son un conjunto de herramientas de productividad que te permiten realizar tareas administrativas “en la nube”. Hasta hace poco, G Suite se llamaba Google Apps for Work, y muchos usuarios usuarios todavía se refieren a la suite de productos de Google simplemente como Google Apps.

Comparativa de precios: mejor G.Suite.

Los planes G Suite y Office 365 directamente comparables son:

  • Los planes G Suite “Basic” (€5 por usuario al mes) y Office 365 “Business Essentials” (€6 por usuario por mes)
  • Los planes G Suite ‘Business’ (€10 por usuario al mes) y Office 365 ‘Enterprise E3’ (€20 por usuario por mes).

En esencia, hay un ahorro de €1 por usuario al mes con el plan “Básico” de G Suite a los Business Essentials de Microsoft.

Pero a un nivel más empresarial, el plan “Enterprise E1” de Office 365 llega a €10 más al mes que el plan de negocios G Suite (y tendrás que pagar por adelantado un año por el producto de Microsoft) .

Aunque los planes anteriores son ampliamente comparables, todavía existen grandes diferencias en áreas importantes como el almacenamiento de correo electrónico, el almacenamiento de archivos que tenemos que comparar.

Para llegar a una respuesta a la pregunta qué es más barato, Google Suite vs Office 365 quizá lo mejor sea un examen más profundo de las características de cada producto y ver lo bien que satisfacen las necesidades de tu negocio.

Almacenamiento: Mejor G.Suite

En el G Business Suite, verás que los planes de Google vencen a todos los planes de Microsoft en el departamento de almacenamiento de archivos. Con este plan obtendrás un almacenamiento ilimitado, que es extremadamente útil para cualquier empresa que tenga la necesidad de almacenar grandes archivos multimedia en la nube. Aunque el límite de 1 TB de Microsoft Office 365 (que se aplica a todos sus planes) suena muy generoso, te sorprendería ver lo rápido que puedes quemar 1 TB de almacenamiento si trabajas con vídeos o audio.

Dicho esto, si estás hablando de trabajar con documentos estándar y hojas de cálculo, un límite de 1 TB por usuario debe ser perfectamente adecuado para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Pero si tener un área de almacenamiento en la nube es tu principal preocupación, entonces es probable una victoria aquí para G Suite, siempre y cuando estés preparado para vivir con el plan más caro de €10 por usuario al mes.

Con G Suite, por lo general sólo tendrás que preocuparte por los límites de almacenamiento si estás utilizando el plan básico o si estás en un plan de “Business” y, como he comentado antes, tienes menos de 5 usuarios. No obstante, si estás en un plan “Básico”, hay varios niveles de opciones de compra de almacenamiento de datos adicionales que comienzan en 4 GB (€4 adicionales por usuario por mes) y suben a 16 TB por usuario (€1430 por usuario al mes!). Dependiendo de la cantidad de almacenamiento que necesites, puede resultar más barato actualizar simplemente a todos los usuarios de G Suites al plan de negocios que comprar un almacenamiento adicional a algunos usuarios.

Del mismo modo, si estás en un plan de G Suite con menos de 5 usuarios y estás alcanzando su límite de almacenamiento, puede resultar más barato comprar un par de nuevas cuentas que comprar almacenamiento adicional.

Como autónomo, llevo 4 años trabajando con esta plataforma con un plan básico y no he necesitado hasta la fecha ampliación de capacidad de almacenamiento.

Correo electrónico: mejor Gmail que Outlook

Gmail es genial, pero Outlook te ofrece muchas opciones cuando se trata de agrupar y clasificar el correo, algo que gmail supera con su capacidad de búsqueda avanzada, dónde clasificar puede sustituirse por una buena dinámica de búsqueda.

Sin embargo, si estás en el plan de negocios de €10 G Suite (y tienes más de 5 usuarios en su equipo), no hay un límite en tu tamaño de bandeja de entrada; Por el contrario, si quieres almacenamiento de correo electrónico ilimitado con Office 365, debes estar en el plan de €20 por usuario al mes de “Enterprise E3”, un costo que es el doble del plan equivalente de G Suite.

Gmail es robusto, rápido y muy fácil para encontrar mensajes con su potente funcionalidad de búsqueda (es Google). También, dado su renombre hay una gama enorme de aplicaciones de terceros disponibles para ella que agregan todo un universo de funcionalidades.

Usar Outlook es una atracción clave de Office 365. En la mayoría de los planes de Office 365 tienes acceso a dos versiones de Outlook: una versión en línea, que está bien, pero Gmail probablemente es mejor en la mayoría de las características. Y una versión sin conexión, que es rica en funciones y ofrece mucha flexibilidad cuando se trata de clasificar, agrupar, etiquetar y administrar generalmente tu correo electrónico.

Aplicaciones:  Mejores características para Office, mejor usabilidad para G.Suite

Con la mayoría de los planes de Office 365 obtendrás todas las versiones de escritorio de sus productos, así como los basados ​​en la nube. En esencia, puedes instalar las versiones completas de Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc. en tu equipo de escritorio y trabajar sin conexión en estas aplicaciones. A pesar de ser “el momento de la nube”, la mayoría de las empresas siguen enviándose archivos creados offline con estas aplicaciones, por lo que es un gran argumento tener versiones de escritorio de todo lo anterior disponible, para que tu equipo pueda trabajar fácilmente con estos archivos Formatos.

Otro argumento a favor de tener las aplicaciones MS instaladas es el número de funcionalidades disponibles. Es justo decir que las aplicaciones de Google son más básicas en términos de lo que pueden hacer que sus equivalentes de escritorio de Microsoft.

Si sueles hacer algunos números avanzados, Excel superará Google Spreadsheets, si deseas agregar un poco de “Arte inteligente” en un documento, tendrás que trabajar en Microsoft Word en lugar de en Google Docs; Y si necesitas animaciones de diapositivas en una presentación, Powerpoint hará un trabajo mucho mejor que Google Slides.

Sin embargo, esto no debería disuadirte completamente de usar G Suite, ya que es posible abrir documentos de Microsoft Office utilizando las herramientas para empresas de Google, e incluso guardar archivos creados con G Suite en formato de Microsoft Office.

El problema de trabajar de esta manera es que no siempre se puede conservar el formato exacto de los archivos de Office cuando se editan y se guardan con una aplicación de Google.

La otra cosa a recordar acerca de las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office es que tienen que ser instaladas localmente. Esto significa que alguien en tu organización tendrá que ocuparse de este trabajo, y esta persona (o personas) deberían saber realmente lo que están haciendo.

En esencia, el uso de las aplicaciones de escritorio de Microsoft puede traer consigo algunos costos de TI ocultos (como mínimo, hay una implicación de tiempo: tu equipo tendrá que dedicar algunas horas a instalar y actualizar periódicamente las aplicaciones).

Colaboración: Mejor G.Suite

Una gran ventaja de trabajar en la nube son las posibilidades de colaboración que se abren. En lugar del dichoso “seguimiento de los cambios”, trabajar en el mismo archivo puede simplemente abrir un documento en un navegador y ver, en tiempo real, las ediciones que todos están haciendo.

Tanto G Suite como Microsoft Office 365 hacen este tipo de colaboración en línea sencilla, utilizando sus aplicaciones en línea.

Videollamadas: Aquí gana Skype

Tanto G Suite como Office 365 ofrecen la funcionalidad de videoconferencia: Hangouts y Skype respectivamente.

En mi experiencia he encontrado Skype para trabajar un poco mejor que Hangouts, parece que se cae menos. Pero también he hablado con otras personas que encuentran Hangouts más cómodo. Yo he terminado usando ambas herramientas para hacer llamadas o videollamadas.

Sin embargo, Office 365 es mucho más generoso cuando se trata de límites de participantes en llamadas de video. El número máximo de personas que pueden participar en una videollamada mediante Google Hangout es de 25; En Skype es 250. Y si estás buscando una funcionalidad eficaz de llamadas de voz en general, tanto en términos de llamadas de conferencia como de servicios generales de telefonía, Office 365 ofrece muchas más opciones… pero ten en cuenta que tendrás que estar en uno de los planes más costosos para aprovechar estas características.

Aplicaciones móvil: claramente, mejor G.Suite

Como era de esperar, hay aplicaciones para móviles (iOS y Android) disponibles tanto para G Suite como para Office 365, que te permiten acceder y editar tus archivos mientras te desplazas. Mi experiencia con ambos ha sido bastante positiva, sin duda es posible acceder a la información rápidamente en ambos conjuntos de aplicaciones con facilidad, pero tu salud se verá perjudicada si piensas editar gran cantidad de edición de hojas de cálculo, por ejemplo, en un dispositivo móvil.

La mayoría de los usuarios usarán la aplicación de Correo Electrónico para móvil. La Aplicación de GMAIL es brillante cuando se trata de buscar mensajes antiguos (como cabría esperar de una empresa especializada en motores de búsqueda).

La versión móvil de Outlook es un poco decepcionante, no es posible ordenar o agrupar el correo.  Lo bueno de las aplicaciones móviles de Google y Microsoft es que hacen que la edición de tu trabajo en cualquier lugar en el que no tienes acceso a Internet es muy sencillo, siempre y cuando guardar puedas guardar las ediciones, sigue leyendo para saber más sobre esto.

Soporte técnico: empate.

  • Soporte telefónico 24/7 en español para los usuarios de G Suite y Office 365
  • Horas de apoyo en otros idiomas varían dependiendo del país.
  • También se ofrece soporte por correo electrónico para ambos productos.
  • Y hay varios foros de apoyo disponibles para ambos productos también.

Interfaz y facilidad de uso: prefiero G.Suite

En términos de interfaces de usuario, las aplicaciones de Google se perciben menos “abarrotadas” que las que se incluyen con Microsoft Office, simplemente porque no están tan llenas de características. Yo, personalmente, prefiero trabajar en Google Docs a la versión de escritorio de Word, porque no hay tiempo de carga y sólo unas pocas opciones de menú para ser distraído.

Mi documento de Google siempre se guarda en la nube y puedo seguir donde lo dejé en cualquier momento, en cualquier dispositivo. Si hay un corte de luz, mis documentos están a salvo con G.Suite.

RAZONES PARA SELECCIONAR G SUITE ANTES QUE OFFICE 365

  • Almacenamiento de archivos: a €10 por usuario por mes, Google Unlimited Plan tiene un mejor valor en datos que la mayoría de los planes de Microsoft, ofreciéndote una cantidad ilimitada de almacenamiento en la nube (siempre y cuando compres 5+ cuentas G Suite ).
  • Es muy escalable: no hay límites en el número de usuarios, independientemente del plan en el que estés (los planes más baratos de Office ‘Business’ limitan el número de usuarios a 300).
  • G Suite fue construido como una solución centrada en la colaboración, y como tal, sus características de colaboración son sin duda más fuertes.
  • e-Discovery, herramientas de construcción de sitios, archivado de correo electrónico y retenciones legales en bandejas de entrada (entre otras funciones avanzadas) están disponibles por un costo mucho menor con G Suite.
  • Las interfaces de Google Apps están limpias y, siempre y cuando se utilice una buena conexión a Internet, las aplicaciones se cargan rápidamente (sin duda más rápido que los equivalentes de escritorio de Microsoft Office).
  • Es una buena solución para las empresas donde se utilizan múltiples dispositivos y sistemas operativos.
  • Hay un gran número de aplicaciones web de terceros que se integran perfectamente con las aplicaciones de G Suite y mejoran su funcionalidad.
  • El hecho de que todo esté basado en la nube puede alentar a los usuarios a utilizar la nube más, con todos los beneficios relacionados con la colaboración que esto trae.

G. Suite. Pruébalo gratis aquí: http://goo.gl/EB1ji4

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